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奥运日志
发布日期:2008-10-13 00:00:00    来源:国际官网 李震    点击次数:

2008年8月1日
  经过严格的口、笔试,履行过相关手续之后,我被借调到了奥帆委的外联礼宾部,从事奥帆赛贵宾接待工作。今天是报到的日子,能够以借调的身份亲自参加中国百年不遇的奥运盛事,自己感到无比的光荣。走在路上,一直在给自己加油,就要参与到奥运大家庭中了,作为一名教师应该以怎样的姿态投身其中呢?拿到自己身份卡的一刻,突然心潮澎湃,心里涌现出一句话“以最真诚的服务和最甜蜜的微笑打造一张美丽的青岛名片”,这应该就是未来30天里我要努力的目标吧。

2008年8月3日
  奥帆基地里的景色很美,各种服务设施齐全,各国运动员的练习和生活井然有序。作为奥帆委外联礼宾部奥运大家庭贵宾接待人员,我的本职工作是为将要到来的国际奥委会、帆联官员、各国皇室和政府首脑等贵宾制定接待计划,并提供从接机到送机整个过程的全程陪同,期间要联系、调动包括车辆、证件办理、游艇、酒店、机场、安全和市旅游部门等各环节。
  作为贵宾接待是没有准确上下班时间的,这与普通的翻译工作不同。在贵宾们醒来之前,我们已经开始按照计划安排行程,在贵宾进入梦乡的时候,我们还在补充和确认明天的既定步骤。我们一共有18名来自青岛高校的教师作为借调的TP人员来承担贵宾接待工作,而这里面只有包括我在内的2名男老师,这就意味着女老师们在绝大多数时间要从事与我们一样强度的工作,付出的体力与精力令人感叹。

2008年8月5日
  时间越来越紧迫了,办公室里乃至整个奥帆基地的气氛都紧张起来,我们负责的贵宾也有先期到达的,部分老师包括我已经行动起来,忙于为客人准备礼品,并进行接待的桌面推演。今天又一次接近晚上11点才下班,还整理了贵宾礼品仓库,真正从事了一把体力劳动,与众多的大学生志愿者们一起工作,让自己增添了一份朝气。
上下班途中经常遇到行人以羡慕的目光打量我,有的还直言“你们能在奥帆基地工作真是太风光了”,可是我想应该很少有人能够看到这份风光之后的辛劳,这种为奥运事业全心奉献的精神。

2008年8月7日
  今天是我们第二次乘坐贵宾游艇沿比赛日贵宾观赛海上线路踩点。因为仍然是各国运动员的自由训练日,我们要近距离观看各级帆板、帆船,当不同国家的队员从我们面前划过时,总是热情挥手致意,这个时候感觉奥运距离自己真的很近,感觉很幸福。

2008年8月9日
  今天是我们接待贵宾的重头戏,来自国际奥委会、国际帆联、国家体育总局和各国政府官员都会出席市长接见晚宴和奥帆赛启动仪式。一早开始我们就忙碌于机场、奥帆基地和各大酒店之间,连吃饭都忘了。贵宾们晚宴时终于有一点空闲时间,我最想要做的事就是看一会儿奥运赛事,在车里听广播当听到中国代表团第一枚金牌诞生了,翻译给贵宾时感到由衷的自豪,这时我感觉能为伟大的祖国出一份力,这点辛苦算不了什么。

2008年8月11日 星期一

奥运效率

  昨天下午突然接到一个紧急任务,需要迎送并且陪同国家体育总局的主要领导来青一行。但是交到我手边的除了此领导的姓名之外没有其它任何信息。在这半个小时里需要落实其随行人员、离航班时间、接机车辆、接机领导、酒店住房、酒店迎宾、机场接待和酒店晚宴等一系列细节。在这样有限的时间内处理好所有的事物,贵宾接待人员娴熟的接待能力与高效率当然是基本前提,但是想要保证完满成功却远远不够,这需要整个接待体系的流畅沟通与高速运转。在我与不同职能和地点的联络人说明要求之后,10分钟之内就得到准确的答复,然后通过我向上级领导汇报获得确认,在5分钟内回复所有联络人,接着马上赶到指定地点乘车,制定车辆早已准备就绪,在接到迎宾领导后直赴机场。
  在迎宾途中,各地点的联络人所做的不是被动的等待我传达信息,而是即时的主动通过电话追踪我的位置,以及确认贵宾相关信息和要求。主动双向沟通的好处就是能够不断完善接待工作的细节,弥补其中漏洞。最终,当天的紧急任务顺利完成,在近24点的时候也将第二天清晨送机的程序全部安排完毕。
  奥运的运转就像是一系列齿轮的密切啮合,我们贵宾接待人员好比是齿轮润滑油,高品质的润滑与精密的齿轮啮合缺一不可。经过时间的磨合,奥运团队已经完美的配合起来,打造着高效率的记录。
  这是我参与奥运的又一大收获,此次参与奥运的目的并不是简单的学习怎样接待贵宾或者锻炼外语,而是学习并继承其中的精髓,这种奥运精神和奥运效率同样也适用于日常工作,我想把它带回学校,每时每刻激励我更努力的投入澳门赌钱官网院的示范建设。

2008年8月12日 星期二
  刚刚结束的任务是接待英国公爵、英国奥委会、2012年伦敦奥组委、2016年奥申委的主要领导。说实话,心里感觉十分荣幸,原因并不是因为贵宾官职有多高,而是在引导下一届奥运会直接组织者的过程中,听到其对青岛的美丽风光和奥帆委的组织工作做出了高度评价,这也代表着对参与奥帆赛的所有志愿者与工作人员的肯定。
其实招待这样的贵宾也有一定的心理压力,生怕因为自己的失误而暗淡了奥帆赛的亮丽,所以这之前通过不同的渠道搜集了客人的兴趣和事迹,提前预习这些相关信息。等接到客人以后,通过介绍做好的计划以及近似朋友式的寒暄,很快就与其熟悉起来,这一天的接待都是在很和谐的气氛中度过的。接待国外贵宾要谨记多做事前信息搜集工作,因为与他们交往要把握介于私人与官方之间的一种尺度,纯粹的严肃和一板一眼是很难做好此类工作的。
  今天的接待中也出现了突发状况,客人在从机场返回的途中提出要提前返回北京,但是时间不能确定。这就牵扯到要酒店退房、机票改签、修改整个接待计划等问题,这其中又关联数个部门的联络人,我需要随时关注北京航班的座位情况,在得到客人的确认后立即致电航空公司。同时,要根据客人变化的时间及时安排下一个工作,与对应部门协调。忙碌中时间过得很快,晚上从机场赶回家已经10点了,相比起往常来还挺早,抓紧写一下博客再看会奥运。

2008年8月13日 星期三

对工作的“敏感”

   这里说的“敏感”并不是医学名词,而是特指对事件细节的敏锐把握,以及对突发事件的快速反应。任何一件工作都存在不可预知的因素,计划中的变化才是必然的,这个时候能够保持清晰地头脑,把握变化的要点,并立即调整计划,才能保证任务的圆满完成。
   8月14日,我的任务是接待来自北京的乌拉圭奥委会主席及秘书长。从廊桥口接到客人后,一段流利的英文欢迎词脱口而出,但是说完后马上发现客人没有什么反应,也没有提出任何问题,这相比以往的接待来说很不寻常,于是立即将既定的计划向客人简述了一下,结果听到的回应却是“☆◎▲?…….”,完全不懂的语言。这种状况是高级贵宾接待中不应该出现的,按照奥运贵宾接待流程,北京的相关人员应该提前将客人的使用语言通报给奥帆委,但是可能因为繁忙的原因而疏忽了,并没有将贵宾只讲西班牙语的情况说明,从而导致接待交流出现极大的障碍。
   这种情况下,也许任何人都知道应该马上联系对口的翻译,但是在机场执行任务的过程中不存在立即找到翻译的可能,那么这个时候就要“敏感”的认识到自己的职责,清醒的把握客人的反映,谨记自己代表的是“中国形象”,在客人面前不能表现出任何的焦急与慌张,不能因为已经发生的失误而让损失继续扩大,事件的发展要牢牢的控制在自己手中。在机场里,我认识到眼前最重要的是不能让贵宾因为语言的原因而感到被冷落了,听不懂的英语还要继续讲,当然手势的辅助也变得相当重要。在将客人满面笑容的引导上车之后,抽空马上联系奥帆委的语言服务部门,请求了翻译支持,直到在奥帆基地门口接上头之后才算是放下心,之后的接待顺利完成。
   这个事件从平常的角度来看只是一个没带翻译,然后找翻译的小事,但是如果站在奥运乃至国家的立场上来看就是一件可能导致重大损失的大事,正所谓“外事无小事”。如果接待人员在出现状况时没有清醒并且敏感的认识到自己职责,而表现的慌张、焦急、患得患失,那么丢掉的就是奥帆委、青岛、中国的脸面,接待任务从一开始就注定失败了。相反,如果能够保持镇定、从容处理、内紧外松,那么即使出现了失误也会及时弥补。
   在我们的工作中,失误是无法完全避免的,但是如果能随时保持“敏感”,则能将损失减到最少。

2008年8月20日 星期三

   8月19日,国际奥委会主席罗格、副主席于再清、委员霍震霆、北京奥运会协调委员会主席维尔布鲁根等代表团一行的到来可谓是奥帆赛开始以来的巅峰时刻,而我同时作为三位主宾的贵宾接待也迎来了自己借调工作以来的“巅峰”。
   来到奥帆委工作以后理解了“巅峰”的更多含义,对现在的我来说这既是精神上的,又是体力上的。人的一生中能够去做自认为有意义的事情很难得,为奥运会这个世界大家庭服务无疑就是其中一件,而为国际奥委会的主要官员出随行任务则是给予服务者最大的荣耀,可称的上是精神上的“巅峰”。同时,超高强度的工作将我的精力、体力消耗也推向了“极限”,没有一天休息、永无法预测的下班时间是贵宾接待的最大特点。在罗格主席一行到来之前,我已经连续多天接近午夜才从机场送机返家,而8月19日的前夜更是推演计划到凌晨3点半,当20号清晨走出家门的时候,感觉好像仍然还在梦里。同时服务3位客人的精神高度集中使得消耗变得加剧起来,贵宾的接待过程中有一点空闲的时候,最害怕的是随时睡着了。当看到贵宾的飞机顺利起飞的时候,忽然产生一种曾经登上泰山顶峰的喜悦,疲劳的反馈已是极点,而我的心情却一片平静。
   明天仍要迎接另一个重要任务,跨过了“巅峰”的生活还在继续,而人生就是因为不断的超越才有意义。


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